La contabilidad es un sistema de información

Aunque la definición correcta es mucho más amplia dado que la contabilidad tiene muchas aristas, perspectivas, usos, etc… lo más importante de la contabilidad es que debe ser un sistema de información para la toma de decisiones. Es obvio que hay muchas más fuentes de información para tomar decisiones que la contabilidad, pero es tanto más obvio que uno de los focos de preocupación y ocupación más importante en cualquier empresa son los gastos y la caja, y es la contabilidad la que ofrece esa información. Por eso la importancia de la contabilidad en Startups.

Nos equivocamos si pensamos que la contabilidad es un mal necesario, una obligación legal, algo que tengo que tener para presentar los impuestos… Y esta equivocada forma de ver la contabilidad puede ser especialmente negativa en las Startups.

Las Startups suelen tener una previsión de quemado de caja para lo que se basan en los movimientos bancarios (de forma correcta). Y esa previsión suele estar meridianamente estructurada y adaptada a las necesidades de quien analiza la información (habitualmente, el CEO). Y es cierto que en fases iniciales, probablemente este nivel de información financiera sea suficiente para gestionar adecuadamente el proyecto (puede que ni tenga forma de compañía todavía). Aquí un post sobre las necesidades de un plan financiero en función de la «edad» de la Startup.

En el momento en que se constituye la compañía para desarrollar el proyecto bajo una forma societaria concreta, se busca una gestoría para externalizar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de impuestos, nóminas y contabilidad, y a partir de ahí los fundadores pueden correr el riesgo de desentenderse de esa faceta de la empresa, y la gestoría puede correr el riesgo de desentenderse de aportar valor a la compañía y a los fundadores y limitarse a cumplir las obligaciones legales. Para evitar que esto pase, es importante que se den dos circunstancias:

1. Que los fundadores exijan objetivos a las gestorías en términos de lo que necesitan de la contabilidad.
2. Que las gestorías comprendan la diferencia entre los pequeños negocios tradicionales que han venido asesorando, y las Startups en todos los términos.

Algunos tips para ayudar a las gestorías a entender una Startup

Como consultor, creo que debemos tratar de aportar valor a nuestros clientes, sin esperar que sepan lo que necesitan, sino entendiendo sus circunstancias, sus problemas y sus objetivos. Llevando esto a la relación Startup – Gestoría, sería bueno comprender lo siguiente:

1. Negocios web/mobile. Es vital que se entienda cómo funcionan estos negocios desde todos sus puntos de vista:
   • Formas de financiación: inversores privados y financiación pública.
   • Facilidad de acceso a clientes que pueden estar en muchos países distintos.
   • Canales de venta del producto/servicio.
   • Tipología de gastos habituales en estos negocios.
2. Plazos de seguimiento. Las Startups no analizan su negocio cada tres meses, sino semanalmente. No encaja en esos plazos de seguimiento que las gestorías pretendan tener las contabilidades listas con el único objetivo de cumplir la obligación legal para presentar los impuestos cada tres meses. No digo que semanalmente se cierre la contabilidad, pero aportaría mucho valor tener los bancos conciliados cada semana y disponer de cierres mensuales intermedios completos.
3. Aspectos fiscales. Las nuevas formas de llegar a clientes y de prestar servicios que generalmente aportan las Startups, hace que el tratamiento fiscal de las operaciones sea algo distinta a la de negocios tradicionales.
4. Innovación. Muchas Startups innovan en alguno o varios de los aspectos de su negocio, y ello puede permitir obtener beneficios fiscales en relación con la I+D+i, que no siempre son la mera activación de costes para dar menos pérdidas. Las implicaciones de la I+D+i van mucho más allá y es necesario aportar ese valor añadido a las Startups desde el principio, cuando las estructuras son manejable (por ejemplo, el aprovechamiento del patent box).
5. Inversores. Por fortuna, muchas Startups cuentan con inversores privados entre su capital, y ello hace que las Startups tenga determinadas obligaciones de reporting de información contable de calidad. Muchas veces también existe financiación pública concedida, en el marco de la cual también hay que reportar al menos las cuentas anuales a la institución proveedora de financiación.
6. Estructura de cuentas. Sería de agradecer también que las gestorías trataran de adaptar la estructura del plan de cuentas a las características particulares de cada negocio. No tiene sentido que las facturas de servicios SaaS se encuentren dentro de cuentas «saco» como «Otros servicios» o «Compras», donde también es habitual encontrar facturas de campañas de publicidad en Facebook o Twitter. Se deben crear tantas cuentas a máximo desglose que permitan separar los conceptos adecuadamente. Incluso la partida de «Viajes», que suele ser importante en muchas Startups, no puede contener todos los conceptos bajo una misma subcuenta. Sin la ayuda de la contabilidad en este sentido, es imposible que los fundadores puedan hacer un seguimiento adecuado de sus previsiones de quemado de caja con la realidad contable (que, no nos olvidemos, es la que importa).

A modo de conclusión, no es lo mismo un servicio orientado a cumplir los requisitos legales, que una consultoría a medida de cada Startup, donde se aporte valor más allá del IVA y el IRPF del trimestre.